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實驗室管家分享：這些實驗室采購制度你知道嗎？

[2017/8/8]

    相信作為實驗室管家，你應該有跟我一樣的感受：每次采購都是比價比到心累，檢查是否重復購買檢查到心煩;而且采購量一多，就得花上成倍的心思，但是，由于采購的試劑耗材的質量又會直接影響科研實驗的成果，所以，又無法忽視其重要性。
 

那么，對于實驗室的采購工作，究竟該如何才能有效地進行呢?下面我就跟大家分享一下我們實驗室的采購制度。
 
總則
 
為了加強對實驗室物資采購的管理，進一步規(guī)范實驗室的采購工作，確保采購物資質優(yōu)價廉，根據(jù)實驗室的實際情況，現(xiàn)制定本制度。
 
采購原則
 
1.比價、定點采購遵循公開、公平、公正的原則
 
所有科室所需的試劑耗材、儀器設備、勞保用品、辦公用品、及日常工作所需物品的購買，都應由所需科室提出購買物資申請,并由辦公室負責匯總。凡是能在定點采購的物品，要納入定點采購，不能列為定點采購的，按采購原則，進行市場比價采購。
 
2.單一來源采購遵循公開、公平、擇優(yōu)的原則
 
凡采用單一來源采購方式(包括：定點采購)的，應遵循公開、公平、擇優(yōu)的原則，按照權限由部門相關人員與申購單位共同確定供應商。
 
3.按審批計劃進行采購
 
所有可是所需的采購都必須是在審批計劃之內的，不準采購計劃外的物品。如若有未采購的，可以提到下次的采購計劃之中;若采購的東西是急需物資，那么也許當天走審批計劃，然后等審批過后再進行購買。
 
如何確定定點供應商
 
1.根據(jù)市場調研，認真考察，貨比三家，以質優(yōu)價廉、售后服務好、質量好、信譽好為原則，方能定為定點供貨單位。
 
2.每年進行詢價、比價及供貨信譽考核，根據(jù)考核結果，確定或淘汰定點供應商。
 
3.建立供貨商名錄，根據(jù)情況變化及時更新。對長期合作的供應商，辦公室應建立檔案，索取有效的營業(yè)執(zhí)照復印件及各類相關的證照。并每年對供應商做出評價。
 
4.建立《實驗室采購物資臺賬》，要求記錄全面、準確、真實。
 
采購程序
 
1.辦公室隨時了解中心各科室試劑耗材需求情況并確定中心所需用品采購計劃;各科室科長根據(jù)業(yè)務工作需要，提出所需用品需求計劃，由辦公室統(tǒng)一匯總，填制《實驗室物資采購申請審批表》并經領導簽字。
 
2.大宗儀器設備和固定資產采購，各部門因工作需要購置的，須先提出《采購申請單》注明用品名稱、規(guī)格、型號、用途等具體要求，報領導審批同意后，按照下款采購原則進行辦理。
 
3.按需求統(tǒng)一購買，采購工作要科學、合理、增強透明度。采購前，成立由主管部門組成的市場調查組，調查組須有三個或三個以上部門組成，成員不得少于三人。其職責是根據(jù)辦公室提交的已由單位領導審批的《實驗室物資采購申請審批表》所涉及內容，逐一詢質問價，做好市場調查，貨比三家，力爭達到貨真價實、優(yōu)質低價，最終確定被采購單位、價格、規(guī)格、數(shù)量、質量等信息，并在《實驗室物資采購申請審批表》上簽字確認。報上級主管領導審批通過后，進入購買程序。
 
驗貨
 
1.所采購的辦公用品到貨后，由采購物品管理員進行驗收，經核對(名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、質量等)無誤后，簽字驗收。
 
2.付款：
 
辦公室收到供貨單位發(fā)票后，須查驗訂貨單位合同，核對所記載的發(fā)票內容并在發(fā)票背面簽字認可后，攜驗收入庫單結算發(fā)票，交主管部門負責人審核簽字后，做好登記，做到帳、卡、物一致，最后交財務處負責支付或結算。
 
保管
 
采購的試劑耗材或儀器設備入庫后，收發(fā)員/設備管理員按物品種類、規(guī)格、等級、存放次序、分區(qū)堆碼，不得混亂堆放，并由辦公室記賬員/設備管理員按送貨單序號和貨單內容在辦公用品或設備收發(fā)存帳冊上進行登記。收發(fā)員/管理員必須清楚地掌握辦公用品/設備庫存情況，經常整理與清掃，必要時要實行防蟲、防火、防潮等保全措施。
 
采購紀律
 
1.參與物品采購的工作人員，不準參加可能影響公平競爭的任何活動;不準收取供貨方任何名目的“中介費”、“好處費”;不準在供貨方報銷任何應由個人支付的費用;不準損害單位利益，徇私舞弊，為對方謀取不正當利益。
 
2.物品采購過程中發(fā)生的“折扣”、“讓利”等款項，應首先用于降低采購價格;確屬難以用于降低采購價格的，一律進入財務帳內，不得由部門坐收坐支，不得提成給經辦人員。
 
3.對違反規(guī)定的行為，應追究有關責任人紀律責任，由此造成的損失由責任人賠償，并按單位相關規(guī)定懲處。
 
小結
 
現(xiàn)如今，我們實驗室在采購管理這一塊仍然采用的是較為傳統(tǒng)的方式，所以隨著實驗室的不斷壯大，我在采購這一方面越來越力不從心了。不過慶幸的是，前不久實驗室在嘗試使用試劑耗材管理軟件，i-Lab智慧實驗室輔助管理。據(jù)說它可以在線申購、生成采購訂單并下單。相信等實驗室普及使用的時候，采購工作的效率會大大提高很多!